מתחילים בשימוש
רשמו מי משתמש בחדר, כמה משתתפים יושבים בו, היכן הם יושבים והאם הפגישות מקומיות או היברידיות. הביאו לפגישת האפיון תכנית חלל, צילום השולחן ורשימת הציוד הקיים.
בודקים מה צריך לראות
הציגו על המסך דוגמה אמיתית: גיליון נתונים, מצגת או שיחת וידאו. בדקו קריאות מהמושב הרחוק. מיקום המצלמה צריך לאפשר למשתתפים מרחוק לראות את האנשים בחדר; יש להתחשב גם בתאורה ובחלונות.
מגדירים את החיבורים
- מחשב חדר קבוע, מחשבים אישיים או שניהם?
- איזו פלטפורמת פגישות נדרשת?
- אילו מקורות תוכן מתחברים, והיכן נמצאות נקודות החשמל והרשת?
- מי מפעיל את המערכת ומי מתחזק אותה?
בודקים תרחיש מלא
לפני המסירה, בצעו פגישה לדוגמה עם משתתף מרוחק: הצטרפות, שיתוף תוכן, מעבר דובר וכיבוי. שמרו רשימת הגדרות והוראות הפעלה קצרות. המדריך הוא נקודת פתיחה לאפיון, לא מפרט ציוד מחייב.